La gestión financiera y administrativa

El área de Finanzas tiene un doble objetivo (transp. 3):

• anticipar y estimar las necesidades de financiación de la empresa y cubrirlas seleccionando y negociando la fuentes de financiación adecuadas
• analizar desde el punto de vista de rentabilidad financiera las decisiones de la empresa, para lo cual ha de producir la información económica (contabilidad) necesaria

A menudo, las empresas centralizan las tareas de tipo administrativo en una unidad que suele depender del área de Finanzas. Los recursos especializados de esta unidad permiten estandarizar y ejecutar estas tareas eficientemente y, además, descargar al resto de departamentos de estos procesos, permitiéndoles concentrarse en aquellos más estratégicos.

View Upload your own

Entre las actividades del departamento de Finanzas, en primer lugar, se trata la contabilidad como sistema de información formal del que se dotan las empresas que registra toda actividad que tenga consecuencias económicas -hechos económicos-. Tiene por objetivo satisfacer las necesidades de información de

• los gestores (control, decisión, gestión) mediante la Contabilidad de Costes, Analítica o de Gestión (transp 6-17)
• los stakeholders o agentes del entorno mediante la Contabilidad Financiera (transp 18-28)

En el capítulo 5 de (Maynar 2007 p.123-131) no se aborda el tema de la contabilidad completamente, pero se introduce el concepto de patrimonio: bienes y derechos versus obligaciones y el balance como informe que refleja la estructura económica (activo) y financiera (pasivo) de la empresa. Por último, el fondo de maniobra y el equilibrio financiero de la empresa.

Es interesante también la explicación (Maynar 2007 p.131-133) del ciclo a corto plazo, de explotación o de dinero-mercancía-dinero versus el ciclo a largo plazo o de inversión o de renovación del inmovilizado.

El resto del capítulo 5 trata del análisis de la situación económica y financiera mediante ratios que, si bien es interesante, no forma parte del temario, excepto la parte que trata el punto muerto o de equilibrio o umbral de rentabilidad (Maynar 2007 p.142-143).

El análisis de inversiones es necesario para que la empresa tenga criterios económicos de rentabilidad con los que decidir qué inversiones abordar y cuales no y poder elegir entre varias alternativas. Se presenta una introducción al significado de la actividad inversora en la empresa (transp 29-32) y (Maynar 2007 p.155-158).

Los métodos de análisis, desde los más sencillos: período de retorno y rentabilidad sobre la inversión (ROI), hasta los métodos dinámicos que tienen en cuenta el coste de la financiación: valor actualizado neto (VAN) y tasa interna de retorno (TIR) (transp 33-43) y (Maynar 2007 p.158-172)

Las fuentes de financiación a las que puede acudir la empresa en busca de los recursos financieros necesarios para cubrir sus necesidades pueden ser de diversos tipos; a menudo se clasifican como a corto o a plazo, de titularidad propia o ajena y de generación interna o externa. (transp 44-61) y (Maynar 2007 p.172-186)

En el tema de dirección se presentó el proceso de planificación y presupuestación anual. El departamento financiero juega un papel integrador durante este proceso y analiza la viabilidad conjunta así como proporciona la información contable necesaria para poder transformar planes en presupuestos y, posteriormente durante la ejecución de los planes y presupuestos, para poder realizar el control y seguimiento presupuestario. (transp 62-63)

La gestión financiera del corto plazo, incluye una serie de procesos encaminados a dirigir las consecuencias financieras del ciclo de explotación. Estos procesos son la valoración del criterio financiero necesario para la gestión de existencias, la gestión de las cuentas a cobrar, en especial de clientes para lo que se requiere información sobre los mismos antes de concederles crédito y la gestión de la tesorería. (transp 64-72)

Para acabar el tema, se incluye el caso de la empresa Pep Ferrerons, en el que se representan los datos financieros para los dos primeros años de vida de una bodega de elaboración y venta de cava. Se proporciona tanto un resumen del Business Plan de la empresa, una hoja de cálculo con:

• una previsión de tesorería mes a mes para los dos primeros años
• una cuenta de resultados previsional para los dos primeros años

Una buena gestión de tesorería para evitar la suspensión de pagos

Alrededor de la entrada publicada por Oriol Matavacas, El paper d'un bon departament d'administració i finances se ha generado un cierto debate interesante sobre las situaciones de suspensión de pagos en las que una empresa puede llegar a encontrarse por falta de liquidez para afrontar sus obligaciones de pago a corto plazo, aun a pesar de ser una empresa rentable que genera beneficios.

Os copio aquí uno de mis comentarios y os animo a que participéis con el análisis de los ejemplos y casos que allí se aportan o con la aportación de nuevos casos con vuestro análisis.

La mayoría de las veces, una suspensión de pagos es un síntoma de que no está funcionando bien algo más que la falta de liquidez para hacer frente a los pagos inminentes. Lo que las noticias que se publican sacan a la luz sobre el trasfondo de estos casos, a menudo, no es una visión completa del asunto o hay que leer entre líneas. 1, 2, 3

En el caso de Microsoft y Yahoo, no parece que haya un problema de incapacidad para pagar las facturas del mes. Lo que parece que hay es ganas de juntar esfuerzos y buscar sinergias para así competir en negocios emergentes con otras compañías que están haciéndolo mejor en esos negocios, porque hicieron las apuestas adecuadas en su momento (estrategia).

El caso de la empresa de fabricación de magdalenas de Huesca, Midred, es un caso más ejemplarizante de lo que aquí se hace referencia. Una empresa cuyas ventas son compradas en un 90% por un único cliente está con “el (_!_) al aire”, pues todo su negocio depende de lo que decida otra empresa que puede cambiar de proveedor en cualquier momento. Se vive muy bien sin tener que esforzarse comercialmente en buscar nuevos mercados y nuevos clientes …. mientras se vive. Pero cuando cortan el grifo: caput

El principal cliente es Lidl, una cadena de origen alemán de supermercados “hard discount” (precios muy bajos). Es una torpeza dejar que el 90% de tu negocio esté en manos de una única cadena de supermercados y, encima, una de precios hiperbajos. A la que le hablas de subirle el precio de tu producto o de que te acorte plazos de pago a una de estas empresas, más aun si saben -que lo saben- que son tu único cliente, empiezan a fijarse en tu cuello para ver de qué forma te van a estrangular. Pero los directivos de esta empresa deberían ser conscientes del riesgo que corrían “su principal accionista informó al consejero de Industria que está realizando contactos en empresas del sector para buscar nuevos clientes.” ¡A buenas horas mangas verdes! Por lo que he leído hay otros problemas añadidos, planes que no han salido bien, etc.

Respecto al servicio de ARC-Online, estos servicios hace mucho tiempo que existen. Se suele llamar servicio de informes comerciales y hay varias empresas que lo prestan. Son una especie de investigadores privados especializados en investigar y analizar la solvencia crediticia de las empresas en base a diferentes fuentes de información a las que acceden. Otro ejemplo: http://www.einforma.com/

Por último decir que pueden existir varias situaciones que conduzcan a una empresa a una situación de suspensión de pagos por falta de liquidez, pero que básicamente todas requieren o imprevistos importantes, o bien una mala gestión: falta de una previsión de tesorería bien hecha y de la cautelas pertinentes para dotarse de un colchón para pequeños imprevistos. Un ejemplo de lo primero sería la empresa Clesa (que fabrica Cacaolat). Cuando se destapó el escándalo financiero de Parmalat (la multinacional italiana propietaria del Clesa), de golpe, todos los proveedores dejaron de fiar (vender con cobro diferido) a Clesa, igualmente los bancos y otros financiadores dejaron de prestar. Clesa no tenía ningún problema financiero y era una empresa rentable y responsablemente gestionada, pero sufrió de la desconfianza contagiada de la casa matriz italiana. Al final salieron del paso, pero su financiación a corto plazo se vio cortada o enormemente mermada de la noche a la mañana sin previo aviso.

Previsión para la semana que viene

La semana que viene empezaremos con el área de Finanzas y Administración. Lo que sigue es un resumen de lo que previsiblemente veremos durante la semana que viene. Sirva este resumen para definir los temas a tratar en las entradas de vuestros blogs.

En primer lugar, como siempre, comenzaremos por examinar cuál es el papel de este departamento dentro del conjunto de la empresa: los objetivos de su actividad.
Se abordan también los motivos de la existencia de unidad de administración dependiente a menudo del departamento de Finanzas. Esta unidad centraliza la ejecución de tareas de tipo administrativo, especializa los recursos destinados a ellas consiguiendo estandarización y eficiencia a la vez que descarga a los departamentos de este tipo de tareas a menudo engorrosas, que requieren una elaboración cuidadosa y capacidades específicas, pero que no aportan especial valor añadido a su misión.

Posteriormente, El papel de la contabilidad como sistema de información empresarial.
La contabilidad es sin duda el primer sistema de información formal del que se dotan las empresas con unas reglas claras respecto a qué datos recoger, cómo procesarlos y qué información generar y para quién. Registra toda la actividad de la empresa que tiene un impacto económico y se expresa en términos económicos. La información resultante tiene por objetivo satisfacer las necesidades de información tanto internas de los gestores (control, decisión, gestión) como externas del entorno.

Las necesidades de información del entorno (accionistas, administraciones, deudores, …) son cubiertas por la Contabilidad Financiera.
Se revisarán sus características en función de las necesidades del público al que va destinado así como los elementos que la componen:

• cuentas: los símbolos del valor en la empresa: el patrimonio –activo y pasivo-, los ingresos y los gastos. Revisión del significado de grupos de cuentas
• asientos: las frases con las que el lenguaje contable expresa la actividad de la empresa registrando los acontecimientos que la afectan económicamente
• libros (diario y mayo): las ‘bases de datos’ en las que se registra la actividad de la empresa
• cuentas anuales: la información que finalmente se produce
• y también los acontecimientos que ocurren a lo largo del ciclo contable de duración anual

Las necesidades de información internas las viene a cubrir la Contabilidad de Gestión (o Analítica o de Costes). Se verá:

• su necesidad y las características que la diferencian de la Contabilidad Financiera.
• los diferentes sistemas y modelos de cálculo de costes, no necesariamente excluyentes
• conceptos básicos de costes: principales clasificaciones, costes variables y fijos y costes directos e indirectos y la necesidad de atribuir costes (repartir a productos, unidades organizativas, proyectos, etc.)
• otros conceptos: margen de contribución y punto de equilibrio
• ejemplo: montar un chiringuito de venta de polos en la playa

Para acabar se comenzará el tema de inversión:

• definición del concepto de inversión empresarial: la inversión productiva que permite a la empresa disponer de los medios –activos fijos- con los operar y que provee de los recursos necesarios para implementar los planes a largo plazo que se derivan de su estrategia.
• los criterios para evaluar y seleccionar inversiones y su aplicación a inversiones empresariales –no financieras-: rentabilidad, riesgo y liquidez
• principales dimensiones económicas de un proyecto de inversión: los flujos de caja –inversión inicial, cobros y pagos anuales-
• métodos sencillos de evaluación de inversiones: Período de retorno (Payback period) y Rentabilidad contable sobre la inversión (ROI)